PASO #5 PREPARACIÓN FINAL
(Inspecciones y Aprobaciones)
A. Contratar empleados
Hasta este momento, usted debe tener cuentas en la División de Impuestos de RI, el Departamento de Trabajo y Capacitación de RI (RIDLT), y a menos que usted sea un propietario único o una asociación general, en la Oficina del Secretario de Estado. Estas cuentas le permitirán completar solicitudes de empleo federales y estatales, y reportar salarios e impuestos.
Requisitos del Empleador
- Verificación de Elegibilidad, Verificación de Empleo - Formulario 1-9
Como empleador, usted está obligado a verificar que cada nuevo empleado sea legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés) - requiere el Formulario I-9, el cual debe completarse al realizar la contratación.
Solicíteles a los empleados a contratar que completen el Formulario I-9.
El propósito de este formulario es que los empleadores documenten la verificación de la identidad y el permiso de trabajo de cada nuevo empleado (tanto ciudadano como no ciudadano) contratado después del 6 de noviembre de 1986 para trabajar en los Estados Unidos.
Los empleadores no necesitan presentar el Formulario I-9 al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE). En su lugar, los empleadores deben contar con un Formulario I-9 completo en el expediente de cada persona en su nómina, quienes tienen la obligación de completar el formulario. El formulario I-9 debe ser guardado por el empleador ya sea durante los tres años después de la fecha de contratación o por un año después de que finalice el contrato de trabajo, lo que ocurra primero. El formulario debe estar disponible para su inspección por funcionarios autorizados del Departamento de Seguridad Nacional, el Departamento de Trabajo o el Departamento de Justicia del Gobierno de los Estados Unidos. Para obtener más información y un formulario, haga clic aqui.
- Número de Seguro Social del Empleado (SSN, por sus siglas en inglés)
Usted está obligado a obtener el nombre y el Número de Seguro Social (SSN) de cada empleado e ingresarlos en el Formulario W-2 del IRS. (Este requisito también se aplica a los empleados extranjeros residentes y no residentes.) Debe pedirle a su empleado que le muestre su tarjeta de seguro social. El empleado puede mostrarle la tarjeta si la tiene disponible. Usted puede, pero no está obligado a fotocopiar la tarjeta del seguro social si el empleado se la proporciona. Registre el nombre y el número de seguro social de cada nuevo empleado de su tarjeta de seguro social. Cualquier empleado sin una tarjeta del seguro social debe solicitar uno usando el Formulario SS-5, Solicitud de Tarjeta de Seguro Social (PDF). La Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) ofrece los servicios de verificación del número de seguro social (SSN) y acceso rápido a formularios y publicaciones relevantes.
- Retención del Impuesto Sobre La Renta Del Empleado
Para saber cuánto impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados se debe retener, usted debe contar con un Formulario W-4, Certificado de Deducción en la Retención del Empleado, en el expediente de cada empleado. Pida a todos los nuevos empleados que le proporcionen un Formulario W-4 firmado cuando comiencen a trabajar. Haga efectivo el formulario desde el primer pago salarial.
Requisitos del Estado
Los empleadores deben reportar empleados recién contratados y recontrataciones en el Estado de Rhode Island al Centro de Informes de Nuevos Contrataciones del Estado de Rhode Island. Los empleadores también deben seguir los requisitos estatales de salarios y horas en el lugar de trabajo y presentar Informes Trimestrales de Impuestos y Salarios a la División de Impuestos del Estado de Rhode Island - Sección de Impuestos para Empleadores.
B. Inspecciones y Aprobaciones Finales
Estas son algunas inspecciones finales que podría necesitar programar:
- RIDOH Inspección Previa al Inicio de Operaciones/Apertura
Después de que su solicitud haya sido revisada por el RIDOH, Centro de Protección de Alimentos, la construcción esté completa y todo el equipo esté operando, llame al Centro para la Protección de Alimentos para programar una inspección previa al inicio de operaciones. Si la inspección es satisfactoria, su licencia será aprobada y enviada por correo.
Intente programar 2 semanas antes de la fecha de apertura, una inspección previa al inicio de operaciones, Centro de Protección de los Alimentos del RIDOH al teléfono (401) 222-2750.
Para prepararse para su inspección preoperativa, revise este folleto de inspección operacional para obtener una lista de verificación de los ítems que el inspector de Salud inspeccionará, haga clic aquí. – haga clic aqu.
Nota importante: Usted DEBE tener o emplear a un Gerente Certificado en Seguridad Alimentaria activo y registrado en el RIDOH, Centro de Protección de Alimentos (en los lugares donde se requieren controles de temperatura y se trabaja con alimentos potencialmente peligrosos) antes de la inspección.
- Inspección de Incendios
Normalmente, esto se programaría con el Inspector de Incendios Local de la ciudad en donde se encuentra el negocio. En algunos municipios participantes, esto se puede programar en línea a través del portal de permisos digital.
- Certificado de Ocupación del Edificio (CO, por sus siglas en inglés)
Si usted solicitó cualquier permiso de construcción, electricidad, fontanería o mecánica al Oficial de Edificación municipal local, programe estas inspecciones a través de la oficina del Oficial de Edificación Local en la ciudad en la que se encuentra el negocio. En algunos municipios participantes estas inspecciones pueden solicitarse en línea a través del portal de permisos digital.
¿Sabía usted que puede solicitar los permisos de construcción e incendios a través del portal de permisos digital? Visite los Tutoriales del Portal de Permisos Digitales en la página web http://permits.ri.gov/tutorial/
- Inspección Final del Edificio
Antes de llevar a cabo la inspección final y obtener un Certificado de Ocupación (CO), debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Todas las condiciones de uso del suelo deben cumplirse, si corresponde.
- Todas las alarmas contra incendios, presurización, sistemas de rociadores y cualquier otro sistema de seguridad deben estar aprobados por la oficina del Inspector de Incendios Local. El Departamento de Bomberos Local debe aprobar una inspección final antes de la inspección final del inspector de edificios.
- Debe instalarse toda la señalización requerida (salida, ocupación máxima, dirección, etc.).
- Todos los trabajos autorizados por los permisos comerciales, tales como uso eléctrico, de fontanería, mecánico y de calle, deben ser inspeccionados y aprobados a nivel municipal local antes de la inspección final del inspector de edificios.
- Aprobar una inspección preoperativa/de apertura realizada por el Centro de Protección de Alimentos del RIDOH y obtener una licencia del Food Service Business del RIDOH.
- Después de la aprobación final de todos los permisos de construcción, comercio, incendio, salud, y cualquier otra autorización necesaria estén completos y en su poder, contacte al municipio para una inspección final por parte del inspector de edificios. Si todo está en orden y en concordancia con los planes aprobados, usted recibirá su Certificado de Ocupación (CO) de la oficina del inspector de edificios para su apertura.
C. Establecer una Relación Bancaria con una Institución Financiera
Abrir una Cuenta Bancaria Comercial
Antes de empezar a aceptar o gastar dinero a nombre de su negocio, debe abrir una cuenta bancaria comercial. Una cuenta bancaria comercial le ayuda a cumplir con la normativa legal y estar protegido. También proporciona beneficios a sus clientes y empleados.
Una cuenta de cheques para la pequeña empresa puede ayudarle a manejar problemas legales, fiscales y del día a día. La buena noticia es que es fácil abrir una si cuenta con los registros y la documentación adecuada lista.
Las cuentas corrientes comerciales incluyen una cuenta de cheques, una cuenta de ahorros, una cuenta de tarjeta de crédito y una cuenta de servicios comerciales. Las cuentas de servicios para comerciantes le permiten aceptar transacciones con tarjeta de crédito y débito de sus clientes.
Abrir una cuenta bancaria comercial es fácil una vez que haya elegido su banco. Simplemente ingrese en línea o preséntese en una sucursal local para comenzar el proceso. Estos son algunos de los documentos que los bancos solicitan con mayor frecuencia al abrir una cuenta bancaria comercial. Es posible que algunos bancos requieran más documentos.
- Número de Identificación Patronal (EIN) (o un Número de Seguro Social, si usted es un propietario único)
- Los documentos de la estructura empresarial de su negocio
- Los acuerdos de propiedad
- Licencia comercial
D. Establecer Recordatorios para el Pago de Impuestos, Inspecciones, Renovaciones de Licencias/Permisos
Su negocio tendrá que cumplir con las obligaciones fiscales federales, estatales y locales para mantener su legitimación jurídica. La estructura y la ubicación de su negocio influirán en el tipo de impuestos que su negocio tiene que pagar.
Su negocio está legalmente obligado a pagar impuestos y mantener registros contables en un cronograma anual consistente llamado año fiscal.
Las leyes fiscales varían según la ubicación y la estructura empresarial, por lo que deberá consultar con los gobiernos estatales y locales para conocer las obligaciones fiscales de su empresa. Los dos tipos más comunes de requisitos fiscales estatales y locales para la pequeña empresa son los impuestos sobre la renta y los impuestos sobre el empleo.
Sus obligaciones estatales del impuesto sobre la renta están determinadas por su estructura empresarial. Por ejemplo, las corporaciones tributan de manera diferente a sus propietarios, mientras que los propietarios únicos informan de sus impuestos personales y comerciales utilizando la misma forma.
Los impuestos tangibles locales también deben mantener su legitimación jurídica para cualquier licencia municipal. Anualmente, usted debe presentar una declaración de rentabilidad tangible anual a su municipio enumerando todos sus activos tangibles.
IMPORTANTE: De conformidad con la Ley General del Estado de Rhode Island, 3-7-24, si usted tiene una licencia para el expendio de bebidas alcohólicas, el municipio le pedirá que obtenga una Carta de Constancia de Solvencia de la División de Impuestos de RI anualmente con el fin de renovar su licencia a nivel municipal. Este proceso comienza a finales del verano para que pueda ser completado para el otoño. Si el municipio no recibe su Carta de Constancia de Solvencia antes del 1 de diciembre, puede resultar en el cierre de su negocio hasta que se obtenga.
Es por eso que es importante mantener un cronograma de cuándo necesita renovar algunas de las licencias o permisos comerciales, como la Licencia de Negocios del Servicio de Alimentos del Departamento de Salud de RI, el Gerente Certificado en Seguridad Alimentaria y el Permiso de Venta Minorista de la División de Impuestos de RI, por nombrar algunos.
